Demandez à dix dirigeants de petites entreprises togolaises s'ils ont déjà soumissionné à un marché public. Une ou deux mains se lèvent. Demandez aux huit autres pourquoi, et vous entendrez toujours les mêmes raisons : c'est compliqué, c'est réservé aux grosses structures, et de toute façon les délais de paiement tuent une petite trésorerie.
La troisième raison est la seule vraiment solide. Les deux premières relèvent largement d'une méconnaissance qui coûte cher, car l'État, les collectivités et les établissements publics achètent en permanence des biens et des services que des PME locales pourraient parfaitement fournir : mobilier, fournitures, restauration, entretien, impression, formation, études, informatique, travaux de second oeuvre.
Ce que le cadre prévoit
La commande publique togolaise repose sur des procédures écrites, avec des seuils qui déterminent le type de mise en concurrence. En dessous d'un certain montant, la procédure est allégée et permet une consultation de quelques fournisseurs. Au-dessus, l'appel d'offres ouvert devient la règle, avec publication.
Pour une PME, deux conséquences pratiques. D'abord, les petits marchés existent et sont nombreux ; ils constituent la bonne porte d'entrée. Ensuite, être connu de l'acheteur compte, puisque les procédures allégées reposent sur des consultations restreintes. Se faire référencer auprès des services acheteurs des ministères, des communes, des hôpitaux, des universités et des établissements publics est une démarche commerciale ordinaire, que presque personne n'entreprend.
Le dossier administratif, un investissement à faire une fois
Ce qui décourage beaucoup de candidats est la liste des pièces exigées : immatriculation, attestations fiscales et sociales, références, capacité financière, parfois cautionnement.
Cette liste est stable. Une entreprise qui constitue une fois son dossier type, le range correctement et le met à jour trimestriellement peut répondre en quelques heures à une consultation là où une entreprise non préparée passe une semaine à courir après ses attestations et finit par renoncer. C'est probablement le meilleur investissement administratif qu'une PME puisse faire.
Deux erreurs éliminent chaque année des candidats qui avaient la meilleure offre : un dossier incomplet, et un dossier remis hors délai. Ni l'une ni l'autre n'est rattrapable, quelles que soient les qualités du soumissionnaire.
Le vrai problème : la trésorerie
Venons-en à l'obstacle sérieux. Le délai entre la livraison et le paiement effectif peut être long, et il est difficile à prévoir. Une entreprise qui a financé sur ses fonds propres un marché de quinze millions et attend son règlement pendant plusieurs mois se met en danger, même si l'affaire est rentable sur le papier.
Trois stratégies limitent le risque. La première est le dimensionnement : ne pas engager sur un marché public une part de trésorerie que l'on ne peut pas immobiliser. La règle empirique que nous recommandons consiste à ne jamais dépasser le montant que l'entreprise peut porter pendant six mois sans mettre en péril son activité courante.
La deuxième est le recours aux instruments de préfinancement. Certaines banques et institutions financières acceptent de financer un marché sur la base du bon de commande ou de l'ordre de service, avec une domiciliation du paiement. Le coût de ce financement doit être intégré au prix proposé, ce que peu de candidats font.
La troisième est le groupement. Se présenter à plusieurs entreprises complémentaires permet de répartir la charge de trésorerie et d'accéder à des marchés plus importants. C'est une pratique répandue ailleurs et encore rare chez nous, souvent par méfiance mutuelle.
Par où commencer
Pour une entreprise qui n'a jamais soumissionné, nous suggérons une progression en trois temps.
Constituez d'abord votre dossier administratif complet, sans attendre une opportunité précise. Consultez ensuite régulièrement les avis publiés et identifiez les acheteurs qui achètent ce que vous vendez ; il n'y en a jamais plus de dix ou quinze pour un métier donné. Répondez enfin à deux ou trois petits marchés, en acceptant l'idée que les premiers seront perdus. Chaque réponse enseigne quelque chose, et un dossier construit se réutilise.
Une entreprise qui décroche son premier marché public change de statut. Elle acquiert une référence qui pèse auprès des autres acheteurs, publics comme privés, et elle entre dans une relation commerciale récurrente, car un acheteur satisfait reconsulte. C'est un chemin plus lent que la prospection privée, et souvent plus durable.